Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab Divisi General Affair

Entrepreneurship

Keberadaan divisi general affair pada sebuah perusahaan memiliki peran penting, ingin tahu apa saja yang dijalankannya?

Dalam sebuah perusahaan, terdapat berbagai divisi yang memiliki tanggung jawab masing-masing pada setiap elemen perusahaan. Segala urusan yang menyangkut kepentingan perusahan harus selalu ada kejelasan baik dari tujuan maupun prospek ke depannya. Kejelasan tersebut harus dapat dibuktikan dengan dokumen maupun kenyataan, dengan memiliki divisi khusus yang disebut General Affair atau GA.

Inilah yang menjadi latar belakang GA yang nantinya akan mengurus urusan operasional kantor baik yang rutin maupun yang tidak terduga. Bagi Anda yang penasaran mengenai tanggung jawab dan tugas apa saja yang dijalankan oleh divisi GA, berikut penjelasannya untuk Anda.

Baca juga: Payroll: Pentingkah Layanan Ini Bagi Perusahaan?

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Divisi atau bagian dalam perusahaan yang mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan adalah General AffairGeneral Affair sebenarnya lebih berfokus untuk memberikan pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.

Biasanya, GA memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang dimana keduanya mencakup maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya. Berikut ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai tugas dan tanggung jawab divisi tersebut di dalam perusahaan.

Melakukan Pemesanan (Pengadaan Barang)

divisi general affair

Barang atau aset yang ada dalam perusahaan tidak semuanya bersifat awet, seperti contohnya printer atau Personal Computer (PC). Hal ini menjadi tanggung jawab GA dalam melakukan pembelian untuk pengadaan barang.

Tentunya tidak dilakukan asal beli karena seorang GA juga harus dapat melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian.

Tujuan pemesanan ini salah satunya tentu saja supaya perusahaan bisa menekan biaya pengeluaran aset. Semakin rendah nilai pengeluaran perusahaan dalam pembelian aset maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan tersebut juga baik.

Melakukan Pembelian Rutin

Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen seperti printer, PC, ataupun barang aset lainnya yang mendukung operasional perusahaan, GA juga bertugas melakukan pembelian rutin. Pembelian rutin ini meliputi kebutuhan bulanan seperti air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer dan beberapa barang berkala lainnya.

Melakukan Pembayaran Rutin

Pembayaran rutin dilakukan perusahaan untuk pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), dan beberapa pembayaran rutin lainnya.

Untuk poin ketiga ini, seorang GA biasanya melakukan estimasi dana yang sudah terhitung dengan tepat karena pembayaran rutin perusahaan biasanya tidak berbeda dengan bulan-bulan sebelumnya. Biasanya, untuk perusahaan besar, pembayaran rutin ini juga dilakukan secara otomatis melalui sebuah sistem karena pembayarannya sudah terprediksi dan terintegrasi dengan sistem perusahaan.

Pembayaran Tenaga Kerja Harian

Tidak seperti karyawan yang mendapat gaji tetap setiap bulan, pekerja harian lepas menjadi tanggung jawab GA. Divisi satu ini memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian diluar gaji karyawan.

Hal ini menjadi tanggung jawab GA karena gaji karyawan lepas ikut termasuk dalam keperluan bulanan kantor dalam pembukuannya untuk kebutuhan sumber daya manusia.

Pemeliharaan Aset (Maintenance Assets)

Selain melakukan pembelian barang, divisi GA juga bertanggung jawab dalam memelihara aset yang telah mereka beli. Hal ini dikarenakan agar para user atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangaan menggunakannya karena mentang-mentang tidak ikut membeli.

Oleh karena itu dalam perusahaan yang paling galak ketika menemui karyawan tidak menjaga aset perusahaan adalah divisi GA karena mereka lah yang bertanggung jawab ketika terjadi kerusakan aset perusahaan.

Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Divisi GA dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitupun ketika kantor atau perusahaan akan melakukan renovasi ataupun pembukaan kantor cabang baru. Karena renovasi kantor tidak dapat dilakukan secara asal-asalan atau instan.

Perlu pertimbangan mulai dari faktor kelayakan maupun estimasi dana yang sesuai. Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh pihak GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.

Membina Hubungan Baik

Aspek penting lain dari tugas seorang GA adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.

Baca juga: Keuntungan Jadi Karyawan Tetap dan Cara Mewujudkannya

Hubungan ini secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Selain itu, akan berdampak juga pada citra perusahaan di mata klien, hal tersebut tentunya akan mempengaruhi profit yang akan diterima.

Menciptakan SOP

Selanjutnya, GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada.

Misalnya, membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan peralatan berharga lainnya, dan membuat job description para karyawannya.

Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

Menyelenggarakan Survey Kepuasan

fungsi general affair

Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja. Survei ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

Menyiapkan Laporan Berkala

Fungsi penting lainnya adalah mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan.

Membantu Perizinan

Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Dapat juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemda, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.

Fungsi GA

Setelah membahas mengenai tugas dan tanggungjawab yang dimiliki oleh divisi GA. Kira-kira apa saja fungsi departemen ini di dalam sebuah perusahaan? Berikut ini penjelasannya:

Fungsi Pemeliharaan

Fungsi pertama yang dimiliki oleh GA adalah mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.

Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada pembaharuan ruang meetingtraining atau lobby penerimaan tamu perusahaan? Apakah keberadaan kantin diperlukan, dan siapa yang mengelolanya?

Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu. Akan tetapi, tetap bergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.

Fungsi Perawatan

tugas general affair

Ternyata, sebuah departemen GA juga memiliki fungsi perawatan yaitu sebagai informasi, perawatan yang menjadi tanggung jawab GA ini meliputi beberapa aspek.

Aspek yang tercakup meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area perusahaan),  dan perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical).

Baca juga: Sumber Daya Manusia, Tonggak Pengembangan Karyawan

Tugas, fungsi serta tanggung jawab divisi ini memang banyak, karenanya di sebuah perusahaan biasanya divisi GA memiliki SDM yang banyak pula. Mengetahui informasi di atas, apakah Anda tertarik memasuki bidang GA ini?

Comments are closed.