Menentukan KPI, Cara Mengukur Keefektifan Kinerja

Entrepreneurship

Menilai tingkat performa sebuah perusahaan menggunakan KPI sangat penting dilakukan sebagai upaya mengukur kondisi bisnis suatu perusahaan. 

Setiap perusahaan yang berjalan, penting untuk dilakukan penilaian secara kontinu untuk mengetahui berbagai kondisi bisnis yang dijalani. Kondisi bisnis di sini mencakup banyak ranah krusial pada sebuah perusahaan, baik kinerja perusahaan itu sendiri maupun hasil dan upaya bisnis seperti penjualan, pemasaran dan sebagainya.

Untuk dapat mengukur hal tersebut perusahaan bisa menggunakan KPI atau Key Performance Indicator. Bagaimana cara dan upaya implementasinya? Berikut penjelasan lebih mendalam mengenai Key Performance Indicator yang dapat Anda pahami.

Pengertian Key Performance Indicator

Key Performance Indicator (KPI) adalah nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif perusahaan mencapai tujuan bisnis utama. Perusahaan menggunakan Key Performance Indicator untuk mengevaluasi keberhasilan mereka dalam mencapai target.

Baca juga: YOY, Cara Efektif Ketahui Pertumbuhan Bisnis Anda   

KPI  biasanya digunakan untuk menilai kondisi suatu bisnis serta tindakan apa yang diperlukan untuk menyikapi kondisi tersebut. Sangat penting bagi Anda untuk mengetahui pengertian dan cara menentukan Key Performance Indicator.

High-level Key Performance Indicator umumnya fokus pada kinerja keseluruhan perusahaan, sementara  low-level Key Performance Indicator lebih fokus pada proses di departemen seperti penjualan, pemasaran, atau pusat panggilan pelanggan (Customer Service). Key Performance Indicator sama pentingnya dengan performa operasi yang dinilai.

Terkadang, organisasi secara buta mengadopsi Key Performance Indicator yang diakui industri dan kemudian bertanya-tanya mengapa Key Performance Indicator itu tidak mencerminkan bisnis mereka sendiri dan gagal mempengaruhi perubahan positif apa pun.

mengenal KPI

Salah satu aspek yang paling penting, tetapi sering diabaikan dalam penerapan Key Performance Indicator adalah bahwa bentuk komunikasi yan dijalani. Dengan demikian, untuk mengimplementasikannya harus mematuhi aturan yang sama dan praktik terbaik sebagai bentuk komunikasi dan pertukaran informasi. Informasi yang jelas dan relevan jauh lebih mudah untuk diserap dan ditindaklanjuti.

Dalam hal mengembangkan strategi untuk merumuskan Key Performance Indicator, tim Anda harus mulai dengan dasar-dasar dan memahami apa tujuan bisnis Anda, bagaimana Anda berencana mencapainya, dan siapa yang dapat bertindak atas informasi ini.

Ini harus menjadi proses berulang yang melibatkan umpan balik (feedback) dari analis, kepala departemen dan manajer. Ketika tugas pencarian informasi selesai, Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang proses bisnis mana yang perlu diukur dengan Key Performance Indicator dan dengan siapa informasi itu harus dibagikan.

Implementasi Key Performance Indicator

Terdapat 4 kriteria dasar yang harus dipenuhi sebelum suatu organisasi dapat menyatakan bahwa mereka telah mengimplementasikan Key Performance Indicator ke dalam aktivitas operasional. Kriteria tersebut adalah:

  • Kolaborasi antara karyawan, tim, supplier dan pelanggan
  • Desentralisasi dari level manajemen sampai level operasional
  • Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, laporan dan tindakan
  • Hubungan KPI <- -> strategi

Untuk mengimplementasikan Key Performance Indicator, membutuhkan suatu proses sistem yang saling terkait, baik itu dari lingkungan organisasi sendiri seperti karyawan, manajer, pemegang saham dan dari pihak-pihak luar seperti pelanggan dan supplier.

Baca juga: Melihat Pentingnya Manajemen Keuangan untuk Perusahaan

Begitu juga laporan yang harus tepat waktu, efisien, dan fokus terhadap peningkatan pengambilan keputusan. Ketika mengimplementasikan Key Performance Indicator, hal yang penting adalah mendefinisikan hasil/tujuan dari masing-masing Key Performance Indicator.

Dalam mengimplementasikan Key Performance Indicator Terdapat suatu metode untuk merencanakan suatu tujuan yang menggabungkan beberapa kriteria yang disebut SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time Sensitive).

Salah satu cara untuk mengevaluasi relevansi indikator adalah dengan menggunakan kriteria SMART (specific, measurable, achievable, realistic, time- sensitive). Kuncinya adalah spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, batas waktu. Berikut penjelasannya:

  • Specific – Tujuan / hasil haruslah jelas dan spesifik, tujuan / hasil yang melebar sangat tidak diharapkan. Ketika tujuan / hasil jelas dan spesifik, sangat mudah diketahui kapan tujuan / hasil tersebut telah dicapai.
  • Measurable – Tujuan / hasil harus dapat diukur, baik itu secara kualitas atau pun kuantitas. Hal ini dapat ditempatkan dalam hubungannya dengan performa standar atau harapan dari suatu performa.
  • Achievable – Dapat dicapai, tetapi harus diformulasikan sebagai suatu tantangan dan dengan demikian akan menginspirasi organisasi untuk mencapai hasil / tujuan.
  • Realistic – menciptakan suatu ide yang merupakan hasil / tujuan haruslah tercapai, tetapi harus juga realistis dan berorientasi hasil.
  • Time Sensitive – setiap hasil / tujuan memiliki batasan waktu kapan tujuan / hasil tersebut dapat dicapai. Fakta bahwa tujuan / hasil merupakan sesuatu yang membutuhkan batasan waktu akan membuat suatu kemudahan dalam mengukur suatu peningkatan suatu tujuan/hasil berikutnya.

Cara Menentukan Key Performance Indicator

Mendefinisikan Key Performance Indicator memang tidak mudah dan sedikit tricky. Kata operasi dalam Key Performance Indicator adalah “kunci” karena setiap indikator harus terkait dengan hasil bisnis tertentu. Key Performance Indicator sering dicampurkan dengan metrik bisnis.

mengenal KPI

Meskipun sering digunakan untuk tujuan yang sama, Key Performance Indicator perlu didefinisikan sesuai dengan tujuan bisnis yang penting. Ikuti langkah-langkah ini saat menentukan indikator kunci:

  • Apa hasil yang Anda inginkan?
  • Mengapa hasil ini penting?
  • Bagaimana Anda akan mengukur kemajuan?
  • Bagaimana Anda bisa mempengaruhi hasilnya?
  • Siapa yang bertanggung jawab atas hasil bisnis?
  • Bagaimana Anda tahu bahwa Anda telah mencapai hasil Anda?
  • Seberapa sering Anda akan meninjau kemajuan menuju hasil?

Sebagai contoh, katakanlah tujuan Anda adalah untuk meningkatkan pendapatan penjualan tahun ini. Anda akan memakai Key Performance Indicator Pertumbuhan Penjualan Anda. Berikut ini bagaimana Anda mendefinisikan Key Performance Indicator:

  • Untuk meningkatkan pendapatan penjualan sebesar 15% tahun ini
  • Mencapai target ini akan memberi keuntungan bagi perusahaan
  • Kemajuan akan diukur sebagai peningkatan pendapatan yang diukur dalam rupiah yang dihabiskan
  • Dengan mempekerjakan staf penjualan tambahan, dengan mempromosikan pelanggan yang sudah ada untuk membeli lebih banyak produk
  • Manager penjualan bertanggung jawab atas ini
  • Pendapatan akan meningkat 15% tahun ini
  • Key Performance Indicator akan ditinjau setiap bulan

Kriteria SMART juga dapat diperluas menjadi SMARTER (specific, measurable, achievable, realistic, time- sensitive,evaluate and reevaluate) dengan penambahan evaluasi dan evaluasi kembali. Kedua langkah ini sangat penting, karena memastikan Anda terus menilai indikator kunci Anda dan relevansinya dengan bisnis Anda.

mengenal KPI

Misalnya, jika Anda telah melampaui target pendapatan Anda untuk tahun berjalan, Anda harus menentukan apakah itu karena Anda menetapkan sasaran terlalu rendah atau jika itu disebabkan oleh beberapa faktor lain.

Key Performance Indicator sering memiliki konotasi negatif yang terkait dengan mereka. Sayangnya, banyak pelaku bisnis mulai melihat pemantauan Key Performance Indicator sebagai praktik yang usang. Ini karena indikator ini menjadi korban dari masalah yang paling umum yaitu kurangnya komunikasi.

Baca juga: Pahami Pentingnya Bisnis Plan dan Cara Membuatnya

Key Performance Indicator hanya berfungsi sesuai seperti yang Anda buat. Key Performance Indicator membutuhkan waktu, tenaga dan dukungan karyawan untuk memenuhi harapan yang tinggi. Sudahkah Anda membuat indikator kunci untuk perusahaan Anda?

Comments are closed.