Purchase Order dalam Perdagangan, Ini Dia Prosesnya!

Entrepreneurship

Melakukan proses perdagangan, salah satunya yang harus dilalui adalah proses purchase order. PO dilakukan demi memenuhi permintaan barang. Bagaimana sistematikanya?

Dalam istilah perdagangan, Anda mungkin tak asing dengan istilah PO atau purchase order. Istilah ini bukan hanya digunakan bagi perdagangan bisnis skala besar tapi bahkan perdagangan skala kecil pada jenis dagang tertentu membutuhkan proses PO ini. Bahkan, perdagangan online pun tak luput dari istilah yang sudah sangat familiar ini.

Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses bisnis pun menjadi semakin kompleks. Mungkin dulu kita dapat memesan material dari supplier melalui email atau telepon, namun kini antara persediaan dan penyuplaian tidak dapat seperti begitu lagi disebabkan suatu hal. Seperti ketersediaan barang misalnya. Di sinilah PO memiliki peran penting.

Baca juga: Tabungan Hari Tua: Pengertian, Ragam dan Manfaatnya

Purchase order adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual. PO juga merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Ada perbedaan yang mendasar antara invoice, yakni PO dikirim ke penjual yang bermaksud untuk pemesanan barang.

Aspek-Aspek dalam Purchase Order

aspek purchase order

Umumnya purchase order berisikan informasi yang perlu diketahui si penjual. Selain informasi perusahaan dan tanggal pemesanan, biasanya PO berisikan rincian penting tentang barang yang akan dibeli, termasuk di dalamnya nama produk, jumlah barang, harga, dan info tambahan penjualan seperti diskon. PO adalah sebuah surat permintaan barang dengan jumlah dan harga yang dicantumkan oleh pembeli.

Proses Lanjutan PO

Setelah PO telah dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak. Jika PO diterima, penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli. Untuk kemudian si penjual memberikan faktur (invoice) kepada pembeli berdasarkan pada pesanan.

Sebagai contoh sebuah perusahaan instalasi listrik membeli bahan baru dari pemasok untuk kebutuhan produk mereka. Perusahaan kemudian membuat pesanan pembelian untuk diajukan ke pemasok dari mana mereka ingin memesan bahan.

Apabila pemasok setuju memenuhi pesanan pembelian, mereka melanjutkannya dengan pengiriman materi ke perusahaan tersebut beserta invoice-nya. Ketika perusahaan instalasi tersebut menerima barang dan invoice, mereka membandingkannya dengan PO yang mereka kirimkan. Jika dokumen dan barangnya sesuai, perusahaan tersebut akan membayar tagihannya.

Fungsi PO

Meskipun terlihat agak rumit hanya untuk memesan barang dari pemasok, namun pesanan pembelian dengan PO memberikan jaminan rasa aman dari tindakan penipuan tambahan, sekaligus memastikan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan.

Baca juga: Sudah Menabung Dana Pensiun Sedari Dini?

Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat PO.

  • Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas dalam PO.
  • Cantumkan detail pesanan dengan detail, seperti nama barang, merek, jumlah, dan informasi lainnya.
  • Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang Anda pilih.
  • Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang di tawarkan (jika dirasa perlu).
  • Untuk barang dengan kebutuhan ketepatan yang tinggi, dapat dibuatkan daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya.
  • Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.
  • Cantumkan nomor PO. Nomor ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan.

Sistematika PO

PO merupakan dokumen yang berisi permintaan kebutuhan stok barang dari pemasok atau supplier. Selain sebagai rangkuman kebutuhan barang, PO juga merupakan bentuk kesepakatan berupa kerja sama atau kontrak antara penjual atau pemasok dan pembeli mengenai barang atau jasa yang disediakannya.

Dalam PO memuat detail informasi perusahaan antara lain, nama pemesan, nama perusahaan, alamat, tagihan, nomor telpon dan lain sebagainya. Selain itu, PO juga memuat detail metode pembayaran yang diinginkan oleh pembeli kepada pemasok. Agar lebih jelas, berikut beberapa hal penting tentang sistematika PO:

Metode Pembayaran Sesuai Kesepakatan

apa itu purchase order

Misalnya, Anda memiliki sebuah bisnis retail dan hendak menambah stok barang pada retail Anda. kemudian dapat membuat PO terhadap supplier yang telah mengadakan kerja sama. Membuat daftar barang yang ingin dibeli dari pemasok, mulai dari nama produk, jumlah, dan harga barang tersebut. Selain itu, Anda harus mencantumkan alamat pengiriman.

Metode pembayaran dan cara pengiriman akan dilakukan sesuai dengan kesepakatan atau kontrak yang telah ditetapkan. Dalam PO juga pembeli atau pemasok bisa menjelaskan syarat dan ketentuan transaksi lebih detail.

Perincian yang Detail

PO ini memang banyak memuat rincian barang, semakin rinci pemesanan barang akan semakin efektif juga pembelian tersebut. Berbeda dengan pemasok yang tidak menggunakan PO, penjual atau vendor dan pembeli dan lainnya dalam PO terikat hukum berupa kontrak yang telah disepakati.

Dengan begitu, segala transaksi yang dilakukan akan dilindungi oleh badan hukum. Hal ini membuat transaksi terlihat jelas dan eksplisit sehingga terhindar dari kesalahan, kekeliruan bahkan kecurangan.

Selain berperan sebagai dokumen pemesanan, PO juga sering digunakan sebagai referensi atau bahan pertimbangan untuk memberikan peminjaman kepada perusahaan atau unit organisasi dari pemberi pinjaman atau kreditur.

 Perbedaan PO dan Invoice

Selain istilah PO, istilah lain yang akrab terdengar dalam dunia bisnis adalah invoice. Invoice hampir sama dengan PO, yang membedakan adalah pihak yang membuatnya.

Jika PO dibuat oleh pembeli kepada penjual atau supplier, maka invoice ini dibuat oleh penjual atau supplier setelah menyetujui atau menyepakati PO yang dikirim oleh pembeli.

Setelah PO dan invoice dibuat, maka selanjutnya adalah pengiriman barang agar pembayaran dapat segera dilakukan oleh pembeli. Kedua dokumen ini mengikat kedua belah pihak, dengan tujuan saling menguntungkan bisnis satu dengan lainnya.

Perbedaan dengan Purchase Requisition

Selain PO dan invoice, ada istilah lain yang banyak tidak disadari perbedaannya. Purchase Requisition atau untuk selanjutnya disebut dengan PR, merupakan dokumen daftar barang-barang yang ingin dibeli oleh pembeli kepada pemasok.PR dan PO sering disamaartikan karena keduanya memuat daftar barang.

PO dan PR memiliki perbedaan tingkat persetujuan, ketika sebuah perusahaan atau pembeli telah melakukan PO pada pemasok, maka berarti pemasok atau supplier tersebut telah menyetujui permintaan yang diajukan dari PR.

Akan tetapi, jika PO belum dibuat, maka penjual atau pemasok bisa menolak PR yang telah diajukan. Proses persetujuan dari PR menjadi PO biasanya dilakukan dan diotoritasi oleh departemen akuntansi dan manajemen.

mengenal purchase order

Jadi, bisa diambil kesimpulan bahwa PO merupakan dokumen yang dibuat ketika PR disetujui oleh pihak terkait. Contohnya, Anda membuat sebuah PR. Setelah dokumen tersebut diterima maka pihak manajemen akan menghubungi pemasok atau supplier dan memastikan stok barang-barang yang tertera di PR. Setelah konfirmasi dilakukan, barulah PO bisa dibuat dan ditandatangani. Dengan begitu, pembeli akan terhindari dari pembatalan pemesanan secara sepihak.

Simak juga berbagaii artikel menarik lainnya mengenai hobi, bisnis dan finansial di website resmi Futuready Indonesia.

Proses perdagangan mungkin saja akan terganggu apabila proses PO yang tidak berjalan lancar. Karenanya, proses PO harus dipantau secara berkala sampai barang pada akhirnya sampai di tangan Anda. Sukses dalam berbisnis ya!

Baca juga: Produk Finansial yang Wajib Anda Miliki di Masa Depan

Comments are closed.