Sistem Purchase Order Perdagangan, Ini Prosesnya!

Entrepreneurship

Melakukan proses perdagangan, salah satunya yang harus dilalui adalah proses purchase order. PO dilakukan demi memenuhi permintaan barang. Bagaimana sistematikanya?

Dalam istilah perdagangan, Anda mungkin tak asing dengan istilah PO atau purchase order. Istilah ini bukan hanya digunakan bagi perdagangan bisnis skala besar tapi bahkan perdagangan skala kecil pada jenis dagang tertentu membutuhkan proses PO ini. Bahkan, perdagangan online pun tak luput dari istilah yang sudah sangat familiar ini.

Baca juga: Stock Opname: Manfaat, Tujuan dan Tahapannya!

Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses bisnis pun menjadi semakin kompleks. Jika dulu Anda bisa dengan mudah memesan material dari supplier melalui email atau telepon, kini penyuplaian mulai sulit dikelola. Di sinilah PO memiliki peran penting.

Purchase order adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual. PO juga merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Berbeda dengan invoice, yang dibuat oleh penjual dan dikirim ke pembeli, PO  berasal dari pembeli dan dikirim ke penjual.

Aspek-Aspek dalam Purchase Order

apa itu purchase order

Selain informasi yang memperlihatkan detail perusahaan yang terlibat dan tanggal pesanan, purchase order juga berisi rincian penting tentang barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli termasuk nama produk, jumlah barang yang dibeli, harga, dan juga ketentuan tambahan untuk penjualan seperti diskon. PO adalah sebuah surat permintaan barang dengan jumlah dan harga yang dicantumkan oleh pembeli.

Proses Lanjutan Purchase Order

Setelah PO telah dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak. Jika PO diterima, penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli. Penjual kemudian mengeluarkan faktur (invoice) kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian.

Sebagai contoh ada sebuah perusahaan instalasi listrik perlu membeli bahan baru dari pemasok untuk menciptakan produk mereka. Perusahaan kemudian membuat pesanan pembelian untuk diajukan ke pemasok dari mana mereka ingin memesan bahan.

Pemasok setuju untuk memenuhi pesanan pembelian dan mengirimkan materi ke perusahaan instalasi listrik tersebut beserta invoice-nya. Ketika perusahaan instalasi tersebut menerima barang dan invoice, mereka membandingkannya dengan PO yang mereka kirimkan. Jika dokumen dan barangnya sesuai, perusahaan tersebut akan membayar tagihannya.

Fungsi PO

Meskipun terlihat cukup rumit untuk memesan barang dari pemasok dengan menggunakan PO, namun pesanan pembelian dengan PO tersebut akan memberi rasa aman dari tindakan penipuan tambahan serta mengamankan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat PO adalah:

  • Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas dalam PO.
  • Cantumkan detail apa saja yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
  • Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang Anda pilih.
  • Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang di tawarkan (jika dirasa perlu).
  • Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, bila dibutuhkan buatlah daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya.
  • Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.
  • Cantumkan nomor PO. Nomor ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan.

Sistematika PO

PO merupakan dokumen yang berisi permintaan kebutuhan stok barang dari pemasok atau supplier. Selain sebagai rangkuman kebutuhan barang, PO juga merupakan bentuk kesepakatan berupa kerja sama atau kontrak antara penjual atau pemasok dan pembeli mengenai barang atau jasa yang disediakannya.

Baca juga: Produk Finansial yang Wajib Anda Miliki di Masa Depan

Dalam PO memuat detail informasi perusahaan antara lain, nama pemesan, nama perusahaan, alamat, tagihan, nomor telpon dan lain sebagainya. Selain itu, PO juga memuat detail metode pembayaran yang diinginkan oleh pembeli kepada pemasok. Agar lebih jelas, berikut beberapa hal penting tentang sistematika PO:

Metode Pembayaran Sesuai Kesepakatan

mengenal purchase order

Misalnya, Anda memiliki sebuah bisnis retail dan hendak menambah stok barang pada retail Anda. kemudian dapat membuat PO terhadap supplier yang telah mengadakan kerja sama. Membuat daftar barang yang ingin dibeli dari pemasok, mulai dari nama produk, jumlah, dan harga barang tersebut. Selain itu, Anda harus mencantumkan alamat pengiriman.

Metode pembayaran dan cara pengiriman akan dilakukan sesuai dengan kesepakatan atau kontrak yang telah ditetapkan. Dalam PO juga pembeli atau pemasok bisa menjelaskan syarat dan ketentuan transaksi lebih detail.

Perincian yang Detail

PO ini memang banyak memuat rincian barang, semakin rinci pemesanan barang akan semakin efektif juga pembelian tersebut. Berbeda dengan pemasok yang tidak menggunakan PO, penjual atau vendor dan pembeli dan lainnya dalam PO terikat hukum berupa kontrak yang telah disepakati.

Dengan begitu, segala transaksi yang dilakukan akan dilindungi oleh badan hukum. Hal ini membuat transaksi terlihat jelas dan eksplisit sehingga terhindar dari kesalahan, kekeliruan bahkan kecurangan.

Selain berperan sebagai dokumen pemesanan, PO juga sering digunakan sebagai referensi atau bahan pertimbangan untuk memberikan peminjaman kepada perusahaan atau unit organisasi dari pemberi pinjaman atau kreditur.

Perbedaan PO dan Invoice

Selain istilah PO, istilah lain yang akrab terdengar dalam dunia bisnis adalah invoice. Invoice hampir sama dengan PO, yang membedakan adalah pihak yang membuatnya.

Jika PO dibuat oleh pembeli kepada penjual atau supplier, maka invoice ini dibuat oleh penjual atau supplier setelah menyetujui atau menyepakati PO yang dikirim oleh pembeli.

Setelah PO dan invoice dibuat, maka selanjutnya adalah pengiriman barang agar pembayaran dapat segera dilakukan oleh pembeli. Kedua dokumen ini mengikat kedua belah pihak, dengan tujuan saling menguntungkan bisnis satu dengan lainnya.

Perbedaan PO dan Purchase Requisition

Selain PO dan invoice, ada istilah lain yang banyak tidak disadari perbedaannya. Purchase Requisition atau untuk selanjutnya disebut dengan PR, merupakan dokumen daftar barang-barang yang ingin dibeli oleh pembeli kepada pemasok.PR dan PO sering disamaartikan karena keduanya memuat daftar barang.

PO dan PR memiliki perbedaan tingkat persetujuan, ketika sebuah perusahaan atau pembeli telah melakukan PO pada pemasok, maka berarti pemasok atau supplier tersebut telah menyetujui permintaan yang diajukan dari PR.

bisnis purchase order

Akan tetapi, jika PO belum dibuat, maka penjual atau pemasok bisa menolak PR yang telah diajukan. Proses persetujuan dari PR menjadi PO biasanya dilakukan dan diotoritasi oleh departemen akuntansi dan manajemen.

Jadi, bisa diambil kesimpulan bahwa PO merupakan dokumen yang dibuat ketika PR disetujui oleh pihak terkait. Contohnya, Anda membuat sebuah PR. Setelah dokumen tersebut diterima maka pihak manajemen akan menghubungi pemasok atau supplier dan memastikan stok barang-barang yang tertera di PR. Setelah konfirmasi dilakukan, barulah PO bisa dibuat dan ditandatangani. Dengan begitu, pembeli akan terhindari dari pembatalan pemesanan secara sepihak.

Baca juga: Hal-Hal yang Mempengaruhi PHK

Proses perdagangan mungkin saja akan terganggu apabila proses PO yang tidak berjalan lancar. Karenanya, proses PO harus dipantau secara berkala sampai barang pada akhirnya sampai di tangan Anda. Sukses dalam berbisnis ya!

Comments are closed.