Stock Opname: Manfaat, Tujuan dan Tahapannya!

Entrepreneurship

Melakukan stock opname bagi sebuah perusahaan dapat dijadikan sebuah rutinitas yang bermanfaat, sudah kah tahu tahapannya?

Bagi Anda yang bekerja atau memiliki perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang atau manufaktur, pasti sudah familiar dengan istilah stock opname. Sebab, hal ini sangat penting dilakukan sebagai pencatatan ketersediaan barang atau bahan baku yang ada.

Perhitungan stok adalah salah satu bentuk kegiatan perhitungan persediaan stok barang di gudang sebelum dijual. Kegiatan ini memang cukup menyita waktu, karena Anda akan memeriksa dan melakukan perhitungan barang yang ada di dalam gudang secara langsung.

Baca juga: Berbagai Peluang Bisnis dengan Menggunakan Mobil Pick Up

Namun, sekarang dengan perkembangan teknologi, sudah ada yang namanya barcode. Dengan menggunakan barcode, proses perhitungan stok bisa dilakukan lebih cepat dan efisien. Selain itu dengan menggunakan barcode, kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan barang bisa lebih diminimalisasi.

Manfaat Melakukan Stock Opname

mengenal stock opname

Perlu diketahui bahwa selain mengetahui secara pasti jumlah barang yang ada di gudang, perhitungan stok memiliki manfaat lainnya juga, yaitu sebagai berikut:

  • Meminimalisir penyimpangan terhadap barang, baik itu kekurangan atau kelebihan.
  • Bisa untuk tindak lanjut secara cepat jika ada barang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak sampai terjadi kekosongan stok barang.
  • Dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga perkembangan perusahaan bisa diketahui.
  • Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang secara pasti.
  • Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.

Waktu Tepat Melakukan Stock Opname

Untuk pertanyaan ini, jawabannya adalah tergantung dari kebijakan perusahaan yang sudah disetujui. Umumnya periode untuk melakukan pengecak dilakukan dalam periode tahunan, perkuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), bahkan ada yang setiap bulan sekali.

Tetapi kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan stok adalah perkuartal atau triwulan, karena memang proses perhitungan stok membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Selain itu, para petugas juga harus memeriksa secara detil semua barang dan beserta kondisinya.

Tujuan

Selain manfaat, perhitungan stok memiliki beberapa tujuan. Tujuan dilakukannya perhitungan stok tidak hanya untuk mengetahui persediaan perusahaan saja, tapi juga dapat dilakukan untuk kas, aktiva, piutang, dan hutang.

Tujuan dari perhitungan stok adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk Sistem Pengendalian Intern (SPI). Melalui kegiatan ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.

Baca juga: Tip dan Trik Membuka Bisnis Showroom Mobil yang Sukses

Pada beberapa perusahaan perhitungan stok dilakukan untuk persediaan barang dan kas, sedangkan perhitungan stok pada perusahaan manufaktur dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.

Jika terdapat selisih saat selesai dilakukan perhitungan stok, maka perlakuan selisih ini disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Untuk selisih kurang, kekurangannya dapat dibebankan pada perusahaan sehingga dibuat jurnal penyesuaian.

Tahap melakukan

Untuk menjalankannya, Anda membutuhkan sebuah tim, yaitu tim penghitung dan tim input. Kita akan membahas lebih luas tahap apa saja untuk melakukan perhitungan stok.

Tahap Awal

stock opname logistik

Tahap ini biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum proses perhitungan stok. Di tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan dengan orang gudang. Yang perlu dilakukan pada tahap ini, antara lain:

  • Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag atau stiker yang digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung pada saat perhitungan stok.
  • Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang, sehingga pada saat melakukan perhitungan stoktidak terjadi kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
  • Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok gudang dengan barcodeyang sesuai dengan program. Jadi setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan kode barang, ini untuk memudahkan tim penghitung pada saat dilakukannya proses perhitungan stok.
  • Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung pada saat dilakukannya perhitungan stok.

Tahap Persiapan

Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan sudah mendekati hari H. Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini, antara lain:

  • Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan perhitungan stok. Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-masing orang yang akan terlibat dalam proses perhitungan stok.
  • Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1.
  • Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses perhitungan stok.

Tahap Akhir

Tahap ini adalah hari dimana perhitungan stok dilakukan, hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah:

  • Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah ter-input semua ke program.
  • Setelah semua stok sudah ter-input ke program, printsemua stok dari program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing tim perhitungan stok. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.
  • Proses perhitungan stokmulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag atau stiker agar tidak terjadi double
  • Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opnamediserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke microsoft excel terlebih dahulu. Format microsoft excel yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil perhitungan stok, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih.
  • Kemudian setelah proses perhitungan stokselesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok.
  • Setelah semua proses selesai, maka hasil perhitungan stoktersebut diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.

Periode

Pada umumnya, perhitungan stok dilakukan setiap akhir tahun atau bahkan setiap akhir bulan, tergantung pada kebijakan perusahaan tersebut. Menentukan periode yang tepat untuk melakukan perhitungan stok bisa disesuaikan dengan tingkat kepentingan dan kemampuan perusahaan dalam melakukannya.

Di beberapa perusahaan, guna menekan risiko selisih dari stok, kegiatan perhitungan stok ini dilakukan setiap awal bulan. Tujuannya adalah agar perbedaan stok dapat segera diketahui dan dicari tahu akar dari analisis perhitungannya.

manfaat stock opname

Proses perhitungan stok memang merepotkan dan menyita banyak waktu. Namun, hal tersebut harus dilakukan, untuk meminimalisasi kesalahan dan kerugian. Akan tetapi, hal ini perlu Anda lakukan, karena perusahaan yang baik biasanya memiliki pencatatan barang dan catatan keuangan yang baik.

Bagi Anda yang berbisnis di ranah manufaktur atau pun barang, ada baiknya melakukan kegiatan ini secara berkala. Hal itu akan memberikan manfaat jangka panjang bagi pencatatan perusahaan Anda. Selalu tentukan periode tepat dalam melakukannya ya!

Baca juga: Pahami Pentingnya Bisnis Plan dan Cara Membuatnya

Comments are closed.