Prosedur Tepat Menyusun SOP, Ketahui Urutannya!

EntrepreneurshipLifestyle & Leisure

Bukan tanpa tujuan, menyusun SOP merupakan pakem bagi alur kerja sebuah organisasi. Bagaiamana cara tepat pembuatannya?

Membangun dan mengembangkan sebuah organisasi bukanlah hal yang bisa dimulai tanpa adanya sebuah perencanaan.  Perencanaan yang dimaksud tentu saja meliputi banyak hal, salah satunya termasuk pembentukan aturan, kebiasaan, dan cara kerja yang wajib dilaksanakan oleh anggota dalam suatu organisasi. Hal tersebut biasa dituangkan dalam Standar Operasional Prosedur yang merupakan sebuah sistem yang wajib dibuat, dimiliki, serta dijalankan bagi sebuah organisasi.

Menyusun SOP bukan tanpa tujuan, sebab SOP dapat membantu sistem perusahaan yang lebih memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan. Namun, dalam Menyusun SOP dibutuhkan fokus yang besar. Sebab, jika salah tentu akan berdampak pada prosedur perusahaan itu sendiri. Untuk meningkatkan fokus, dibutuhkan kesehatan yang prima.

Selain menjaga pola makan, Anda juga diharuskan untuk berolahraga secara rutin. Namun, kesehatan tubuh yang sudah dijaga sedemikian rupa, tetap saja bisa jatuh sakit. Oleh karena itu, sangat dianjurkan untuk melindungi diri dengan asuransi kesehatan, agar finansial Anda tetap aman jika terjadi sakit mendadak.

Baca juga: 5 Tip Menerapkan Pola Hidup Sehat

Setiap perusahaan atau organisasi memerlukan panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaannya. Simak ulasan mengenai SOP ini secara lebih lengkap di bawah ini.

Manfaat Standar Operasional Prosedur

penggunaan standar operasional prosedur tentu memiliki banyak manfaat bagi keberlangsungan organisasi. Menurut penjelasan menteri pendayagunaan aparatur negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum diantaranya:

  • Sebagai standadisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
  • Manajemen tidak perlu mengawasi terus-menerus disebabkan adanya SOP yang membantu staf dalam pelaksanaan tupoksi sehari-hari.
  • Akuntabilitas dalam pelaksanaan tugas yang terdokumentasi menciptakan tanggungjawab khusus di tiap staf.
  • Menciptakan ukuran standar kinerja yang diterima pegawai. Sekaligus sebagai acuan konkret dalam perbaikan kinerja, serta bahan evaluasi usaha yang telah diterapkan.
  • Penciptaan bahan pelatihan untuk membantu pegawai baru dalam adaptasi atau pelaksanaan tugas.
  • Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
  • Penyedian pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam pelaksanaan pelayanan sehari-hari.
  • Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
  • Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Fungsi Dasar Standar Operasional Prosedur

Fungsi SOP

Menyusun SOP akan mengarahkan Anda untuk mengetahui berbagai hal yang penting bagi perusahaan. Prosedur operasional standar digunakan oleh suatu organisasi untuk memberi jejak arsip dan keseragaman tindakan operasionalnya. Dua fungsi dasar SOP yang menjadi fungsi esensial bisa digambarkan sebagai berikut:

Rujukan Knowledgebase Kegiatan Operasional Perusahaan

Tindakan-tindakan pekerjaan semisal alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang dari logistik, hingga pelayanan pelanggan semua akan tertata dengan rapi (terstruktur) dengan merujuk pada knowledgebase ini. SOP disarankan bahkan diharuskan untuk diperbarui apabila adanya alur kerja yang berubah sehingga harus adanya pembaruan berdasarkan keputusan auditor “jaminan mutu”.

Arsip Kegiatan Operasional, Penilaian, dan Perbaikan Perusahaan

SOP akan menjadi bukti otentik bagi alur pekerjaan yang memerlukan arsip karena SOP biasanya memiliki formulir kerja semisal berita acara presentasi produk oleh staf marketing, berita acara kunjungan onsite layanan pelanggan, bukti pengiriman barang, dll. Dengan adanya audit jaminan mutu berkala secara internal dan eksternal sebagai penilaian, perbaikan-perbaikan untuk penyempurnaan harus dilakukan.

Prosedur Tepat Menyusun SOP

Prosedur Tepat Menyusun SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum.

Baca juga: Jenis Fraud yg Sering Anda Lakukan, Bikin Rugi Perusahaan!

Pembentukan Tim SOP

Untuk menyusun SOP perusahaan, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah membentuk tim khusus. Pembuatan SOP jamak melibatkan bagian yang terkait dengan tujuan perusahaan didirikan. Maka, diperlukan keterllibatan di tiap divisi atau bagian perusaan, sebut saja seperti manajer pemasaran, sumber daya manusia, keuangan dan sebagainya. Bahkan tak jarang pula sebuah perusahaan mengundang pihak ketiga, dalam hal ini jasa konsultan, untuk memberikan masukan atau solusi. Nah, setiap SDM yang terlibat harus memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk memetakan deskripsi kerja mereka.

Pelajari Proses Kerja Setiap Divisi Perusahaan

Salah satu tujuan dari Menyusun SOP adalah untuk memastikan bahwa setiap proses kerja berjalan seragam dan efisien. Karenanya dalam penyusunan SOP seseorang perlu mempelajari terlebih dulu proses bisnis perusahaan. Amati proses bisnis tersebut sejak awal hingga akhir, dokumen apa saja yang dibutuhkan, siapa saja pihak yang terlibat, hingga produk yang dihasilkan dari proses bisnis tersebut. Dalam proses pengamatan ini, catatlah data-data yang Anda temukan, misalnya seperti pihak yang bertanggung jawab dalam proses tersebut, durasi yang dibutuhkan dalam setiap proses, sumber daya yang diperlukan, dan lain sebagainya.

Membuat Alur Kerja Setiap Elemen Perusahaan

Kini saatnya Anda menggambarkannya dalam bentuk flow chart dan alur proses berupa narasi. Ingat, pembuatan flow chart dan narasi ini harus benar-benar sesuai dengan urutan langkah yang memang terjadi pada proses bisnis. Di urutan langkah ini harus dijelaskan secara terperinci siapa saja yang bertanggungjawab terhadap aktivitas tertentu, begitu juga dokumen, dan durasi dari tiap aktivitas.

Review Hasil Penyusunan Alur Kerja

cara menyusun SOP

Jika flow chart dan narasi sudah selesai dibuat, kini Anda harus me-review-nya. Pengamatan ulang berguna untuk meneliti kembali hal yang telah dituliskan ataupun mengoreksinya. Idealnya, review dilakukan secara sendiri-sendiri oleh orang yang terlibat. Review seringkali menemukan bagian-bagian yang belum sesuai atau kurang detail. Focus Group Discussion (FGD) perlu dilakukan untuk membahas review yang telah dikumpulkan masing-masing tim. FGD berguna untuk tahap penyempurnaan yang nantinya dituangkan dalam SOP dalam flow chart ataupun narasi.

Simulasikan SOP Secara Nyata

Sebelum diterapkan di perusahaan, SOP harus mendapat otorisasi dari pihak pimpinan untuk dijadikan dokumen legal. Namun, sebelumnya, SOP harus terlebih dulu disimulasikan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dengan melakukan simulasi, Anda bisa segera mengetahui jika terjadi ketidaksesuaian dan melakukan review ulang secepat mungkin.

Lakukan Evaluasi dan Perbaikan

Apabila setelah dilakukan simulasi ternyata ditemukan masalah atau ketidaksesuaian, tim pembuatan SOP harus melakukan evaluasi dan review ulang. Jika perlu, lakukan uji coba kembali hinga dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan dan SOP memang efektif untuk diterapkan.

Lakukan Approval SOP Oleh Pihak Berwenang

Setelah itu, Anda bisa meminta persetujuan dan ototisasi dari pihak yang berwenang. Dalam hal ini, pihak tersebut mengacu pada pimpinan tertinggi dalam organisasi, perusahaan, lembaga, bagian, dan unit yang berkepentingan terkait SOP tersebut. Idealnya, SOP juga disahkan oleh tiga tanda tangan, yaitu dari pihak yang membuat, pihak yang mengoreksi, dan pimpinan tertinggi.

Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Laporan Tahunan Keuangan di Perusahaan?

Lakukan Sosialiasi SOP Pada Seluruh Elemen Perusahaan

Jika SOP sudah mendapat persetujuan dan otorisasi, kini Anda bisa segera mensosialisasikannya kepada semua divisi yang terlibat. Adakan rapat khusus untuk melakukan hal ini. Selanjutnya, SOP perlu diumumkan secara bersamaan kepada setiap bagian agar segera dipatuhi dan diimplementasikan. Apabila dibutuhkan SOP selalu didengungkan setiap saat untuk menghindari kelupaan.

Sudah tahu cara menyusun SOP yang tepat, kini Anda bisa menerapkannya pada organisasi atau perusahaan tempat Anda bernaung. Sudah siap membuatnya bukan?

Comments are closed.