Ingin Menjadi Staf Administrasi yang Banyak Dicari? Ketahui Tipnya Yuk!

Lifestyle & Leisure

Bukan hanya harus teliti, menjadi staf administrasi juga memerlukan kualifikasi lainnya. Ingin tahu apa saja? Simak penjelasannya ya!

Setiap perusahaan terdapat beberapa kelompok kerja atau divisi yang dibentuk berdasarkan tugas dan fungsinya masing-masing. Bidang perusahaan yang berbeda juga membuat divisi yang dibentuk akan berbeda-beda pula. Namun, terdapat beberapa posisi yang biasanya selalu ada dalam setiap perusahaan seperti misalnya administrasi, keuangan ataupun HRD.

Salah satu yang memegang peran penting, yaitu staf administrasi. Secara umum, tugas adminstrasi ini untuk mengorganisasi suatu data atau kegiatan guna membuat sistem atau tujuan di perusahaan dan instansi tersebut bisa tercapai dengan baik. Proses administrasi sendiri sangat penting bagi keberlangsungan perusahaan.

Baca juga: Tabungan Hari Tua: Pengertian, Ragam, dan Manfaatnya

Tidak dipungkiri jika banyak universitas dan SMK di Indonesia yang membuka jurusan khusus administrasi. Jurusan ini biasanya memiliki beberapa penjurusan bidang lainnya yang berhubungan dengan administrasi. Misalnya administrasi perkantoran, administrasi negara hingga administrasi pendidikan. Mejalani kehidupan perkantoran memiliki banyak risiko, karenanya memiliki asuransi jiwa menjadi satu bentuk perencanaan di masa depan. Di Futuready berbagai produk asuransi jiwa bisa Anda temukan dengan berbagai penawaran yang tepat bagi Anda.

Jika Anda tertarik menggeluti bidang administrasi, ranah kerja Anda mungkin bisa sangat luas. Namun, apabila Anda bukan orang yang berlatarbelakang pendidikan jurusan administrasi, maka beberapa informasi di bawah ini bisa menjadi acuan Anda untuk mengetahui pengertian, fungsi dan tips menjadi staf administrasi.

Pengertian Administrasi

Pengertian staf Administrasi

Sebelum beranjak pada pembahasan staf administrasi, ada baiknya untuk mengetahui terlebih dahulu tentang pengertian administrasi. Secara etimologi, adminstrasi ini berasal dari bahasa latin, yaitu Ad yang memiliki arti ministrare dan intensif. Bila diterjemahkan ke bahasa Indonesia artinya memenuhi dan melayani.

Adapun pengertian secara luasnya, administrasi adalah kegiatan perencanaan, mengarahkan, menyelenggarakan, mengorganisir, serta mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan yang ada di kantor atau instansi.

Fungsi Staff Administrasi

Adanya administrasi tentunya membuat pekerjaan di kantor terasa ringan karena tugas yang dilakukannya berkenaan dengan manajemen perusahaan. Adapun fungsi lain yang bisa terasa hasilnya adalah sebagai berikut:

  • Kerjasama dengan divisi lain bisa lebih terarah dan terstruktur dengan baik karena pengaturannya tepat.
  • Pekerjaan bisa terbagi secara efektif dan efisien.
  • Pengarsipan dokumen terorganisir dengan baik dan memudahkan semua divisi untuk bekerja.
  • Tugas-tugas kantor bisa diselesaikan dengan baik karena adanya manajemen yang tepat.

Kualifikasi Menjadi Staf Administrasi yang Baik

Kualifikasi Menjadi Staf Administrasi yang Baik

Menjadi staf administrasi juga memiliki kualifikasi tertentu, biasanya perusahaan akan mencari seseorang yang memiliki nilai plus bukan hanya pada kecerdasannya melainkan hal lain yang mendukungnya. Jika Anda berniat untuk menduduki posisi ini, maka harus ada keterampilan yang dimiliki agar bisa bekerja dengan maksimal. Keterampilan-keterampilan yang harus dimiliki tersebut diantaranya:

Memiliki Sikap Tenang dan Cermat

Keterampilan yang harus dimiliki staff administrasi adalah bisa bekerja dengan cermat dan tenang terlebih ketika bekerja di bawah tekanan. Hal ini perlu dimiliki mengingat, hasil pekerjaanya akan langsung dipertanggung jawabkan atau diberikan kepada atasannya langsung yang biasanya sangat berpengaruh di perusahaan tersebut.

Pintar Berkomunikasi Dengan Banyak Orang

Mengingat bagian administrasi biasanya akan bekerja dengan banyak divisi, seorang administrasi haruslah memiliki kecakapan dalam berkomunikasi dengan berbagai karakter orang. Hal tersebut penting agar pekerjaan bisa berjalan dengan baik.

Memahami Seluk Beluk Perusahaan Dengan Baik

Seorang bagian administrasi diharuskan memiliki pengetahuan mendalam tentang perusahaan tempat ia bekerja. Hal itu karena bagian administrasi biasanya menjadi pusat informasi tentang hal apa saja yang menyangkut perusahaan.

Baca juga: Ingin Kerja Kantoran? Perhatikan Tipe-tipe Pekerjanya Yuk!

Menjadi Seorang yang Teliti

Seorang staff administrasi dituntut untuk bisa menjadi orang teliti, mengingat pekerjaannya yang berkenaan dengan mengorganisir dan merekap data hingga menyusun agenda kerja yang ada di perusahaan.

Mampu Bekerjasama dengan Tim

Seorang staff administrasi pastinya akan selalu bekerja dengan orang lain dan dengan beragam sifat serta karakter yang dimilikinya. Maka dari itu, dari sikap yang berbeda-beda tersebut diharapkan staff administrasi bisa untuk bekerja sama dengan para tim nya.

Tips Sukses Menjadi Staf Administrasi

Menjadi staff administrasi memang bukan pekerjaan yang mudah, harus memiliki ketelitian dan cermat ketika bekerja. Meski begitu, masih ada peluang untuk bisa sukses menjalankan profesi sebagai administrasi. Catat tips di bawah ini ya!

Menjaga Kesehatan Diri Sendiri

Seperti yang diketahui bersama, pekerjaan sebagai staff administrasi cukup padat dan cukup banyak untuk dikerjakan. Apalagi memerlukan ketelitan yang mengandalkan indera penglihatan. Maka dari itu, jagalah kesehatan diri sendiri untuk bisa bekerja dengan maksimal. Jangan sampai ketika Anda sudah sakit baru merasakan pentingnya arti kesehatan.

Menjalani hidup yang sehat bisa dimulai dari mengatur pola makanan yang baik, olahraga, dan istirahat yang cukup. Ingat tubuh Anda memiliki hak untuk bisa beristirahat, maka sayangilah tubuh Anda.

Membuat Skala Prioritas Kerja

Tugas admin memang banyak dan tidak akan ada habisnya. Pekerjaan yang banyak tersebut apabila tidak dikelola dengan baik bisa membuat pekerjaan terbengkalai dan Anda pun bisa stres. Maka dari itu, prioritaskan pekerjaan yang sekiranya bisa dikerjakan lebih dahulu dan juga dikerjakan belakangan. Dengan begitu, Anda bisa memiliki ritme kerja yang baik dan sesuai dengan skala prioritas tersebut.

Membuat Daftar Kegiatan

Bagian staff admin harus memiliki daftar list pekerjaan yang akan dilakukan setiap harinya. Karena dengan begitu, pekerjaan bisa terorganisir dengan baik dan tidak ada yang tidak terbengkalai. Kegunaan daftar kegiatan tersebut juga agar tidak ada pekerjaan yang terlewat dan bila sudah terselesaikan bisa langsung membuat daftar kegiatan lain yang bisa dikerjakan keesokan harinya.

Menjaga Hubungan Baik dengan Sesama Rekan Kerja

Tips Sukses Menjadi Staf Administrasi

Untuk bisa menjaga hubungan baik dengan rekan kerja, kunci utama yang harus dimiliki adalah skill komunikasi yang baik. Dengan skill komunikasi baik, pesan apapun yang dimaksudkan bisa tersampaikan dengan baik. Hal ini tidak berlaku bagi sesama staff saja tetapi juga bisa berlaku untuk para klien perusahaan.

Bisa Mengoperasikan Aplikasi dengan Efektif

Para staff administrasi dituntut untuk bisa mengoperasikan berbagai macam aplikasi yang ada seperti word, excel, publisher, power point dan lain sebagainya. Maka dari itu, jika Anda belum bisa menggunakannya sedari sekarang bejarlah pada halinya agar bisa mengoperasikan dengan efektif. Bila sudah memahami sistem kerjanya, pekerjaan pun akan mudah untuk dilakukan.

Displin Waktu

Banyaknya pekerjaan yang dilakukan, menuntut para staf adminstrasi untuk bisa displin dalam waktu. Hal tersebut bisa dimulai dari jadwal kedatangan ke kantor tepat waktu kemudian mengatur jadwal sendiri baru orang lain untuk bisa mencapai target yang telah ditentukannya. Jika hal ini tidak dilakukan, banyak pekerjaan yang tidak tercapai dengan baik dan Anda akan sulit mengejar ketinggalan tersebut.

Baca juga: Membangun Suasana Kantor yang Kondusif, Simak Tips dan Triknya!

Menjadi staf administrasi yang profesional memang bukan hal yang mudah. Walau pekerjaan ini terlihat bisa dilakukan oleh semua orang, tetapi hanya yang memiliki kualifikasi baiklah yang mampu berkembang dan mencapai karier yang cemerlang. Jangan lupa pelajari tips di atas ya!

Comments are closed.