Surat Penawaran: Isi, Manfaat dan Fungsi Pemasaran Produk Perusahaan

EntrepreneurshipLifestyle & Leisure

Pemasaran menjadi langkah penting memperkenalkan produk sebuah perusahaan, langkah sederhana yang dapat dilakukan yaitu dengan mengirim surat penawaran kepada rekanan terkait.

Berbagai badan usaha dan kelompok masih seringkali menggunakan surat hingga saat ini. Walaupun sudah ada banyak media komunikasi elektronik, namun pada kenyataannya, surat tetap tidak bisa ditinggalkan. Hal tersebut tentu dikarenakan surat merupakan media komunikasi yang resmi dan bisa dipertanggungjawabkan isinya.

Salah satu jenis surat yang seringkali digunakan hingga saat ini adalah surat niaga. Surat ini merupakan surat yang dipergunakan untuk keperluan bisnis, yang pada umumnya digunakan oleh para pelaku badan usaha. Badan usaha ini bisa merupakan perusahaan yang memproduksi dan menyediakan barang, maupun perusahaan yang menyediakan suatu jasa untuk digunakan oleh orang lain.

Apabila Anda merupakan salah satu pebisnis yang memiliki barang atau jasa, Anda bisa mencoba surat niaga sebagai langkah awal pemasaran Anda. Jangan lupa juga untuk melampirkan jenis-jenis barang yang Anda miliki, lengkap beserta dengan daftar harganya. Dengan demikian, Anda sudah berusaha menarik minat mereka untuk membeli barang yang Anda sediakan. Jika Anda beruntung, maka mereka akan memesan dari Anda, yang itu berarti Anda akan memperoleh keuntungan dari penjualan  barang.

Baca juga: Pentingnya Peran MoU dalam Sebuah Perjanjian Kerjasama

Berikut penjelasan mengenai surat penawaran yang bisa dijadikan bahan untuk Anda memahami dan memulai pemasaran menggunakan cara ini.

Pengertian Surat Penawaran Barang

Untuk meningkatkan penjualan, sekarang ini kebanyakan perusahaan dan badan usaha memang menggunakan karyawan sales atau team marketing. Namun hal tersebut tentu saja akan membutuhkan dana yang tidak sedikit, yakni untuk menggaji para karyawan yang menjadi sales atau team marketing Anda. Mempekerjakan sales atau team marketing memang harus tetap dijalankan, namun bisa untuk pekerjaan take order ataupun penagihan, yang tentunya akan membutuhkan lebih sedikit karyawan.

pengertian surat penawaran

Sementara untuk penawaran kepada perusahaan dan badan usaha lain, bisa Anda lakukan dengan menggunakan surat niaga, berupa penawaran barang. Anda tinggal mengonsep surat niaga barang, lalu mencantumkan tujuan dan mengirimkannya kepada pihak yang Anda tuju. Hal ini akan jauh lebih efektif, hemat waktu, dan hemat biaya. Jika mereka tertarik dengan barang yang Anda tawarkan, barulah team marketing Anda bisa menjumpai mereka untuk membicarakan hal tersebut.

Cara ini bukan hanya untuk para penyedia barang saja, namun juga untuk perusahaan atau badan usaha yang menyediakan jasa. Semakin baik komunikasi dengan pihak lain yang Anda jalani, maka tentu perusahaan Anda pun akan semakin dipercayai. Hal tersebut menjadi kunci kesuksesan suatu perusahaan, dimana harus bisa memuaskan para konsumen dan para calon konsumen mereka.

Surat ini adalah surat yang ditulis dan ditujukan kepada pihak lain dengan maksud untuk menawarkan barang atau produk yang dimiliki. Surat ini pada umumnya dipergunakan oleh perusahaan dan badan usaha lainnya, seperti distributor, grosir, dan juga toko yang menjual suatu barang atau berbagai jenis barang tertentu.

Bagian-bagian Surat

Menulis surat niaga barang tidaklah jauh berbeda dengan menulis berbagai contoh surat lainnya. Surat niaga ini juga sering disebut sebagai surat resmi, yang tentunya memiliki kaidah penulisan tersendiri. Selain memperhatikan kaidah tersebut, Anda pun harus memperhatikan penggunaan kalimat dan bahasa pada surat tersebut.

Baca juga: Mengenal SBR007 dan Istilah yang Lazim Digunakan

Untuk Anda yang ingin menulis contoh surat niaga barang, maka beberapa unsur surat niaga barang di bawah ini harus Anda perhatikan:

  • Kop Surat, merupakan kop surat dari perusahaan atau badan usaha yang memberikan penawaran tersebut.
  • Nama Kota dan Tanggal, merupakan nama kota dimana surat diterbitkan dan juga tanggal dari penerbitan surat tersebut.
  • Nomor Surat, merupakan penomoran berurut dan sistematis dari suatu perusahaan dan badan usaha lainnya.
  • Perihal, merupakan inti dari isi surat yang Anda kirimkan. Untuk bagian ini Anda bisa mengisi dengan Penawaran Barang.
  • Lampiran, untuk bagian ini sebaiknya memang tidak bisa dikosongkan. Anda bisa melampirkan daftar barang beserta daftar harganya secara lengkap untuk memberikan informasi yang lebih detail kepada calon konsumen Anda.
  • Tujuan, merupakan perusahaan atau badan usaha lainnya yang menjadi calon konsumen target Anda.
  • Salam Pembuka, merupakan bagian sebelum dari isi surat. Pada bagian ini bisa Anda isi menggunakan kalimat Dengan hormat.
  • Isi Surat, merupakan bagian terpenting dari sebuah surat niaga barang.  Pada bagian ini Anda bisa menjelaskan sedikit mengenai perusahaan Anda, mengenai barang barang yang Anda miliki, cara menghubungi Anda jika mereka tertarik dengan barang yang Anda tawarkan, cara pembayaran yang Anda terima, dan juga pemberian diskon pembelian (jika ada).
  • Salam Penutup, merupakan ucapan terimakasih dan harapan agar mereka bersedia menjalin kerjasama dengan perusahaan Anda ataupun membeli barang dari perusahaan Anda.
  • Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan dari pimpinan, ataupun pejabat/staff yang sudah ditunjuk oleh pimpinan perusahaan dan badan usaha lainnya.

Isi Surat

isi surat penawaran

Beberapa hal pokok yang menjadi isi dari suatu surat niaga adalah sebagai berikut:

  • Nama produk, jenis, mutu, merk, dan jumlah yang ditawarkan.
  • Harga barang/ jasa yang ditawarkan bila dibeli satuan dan dalam partai besar.
  • Menawarkan berbagai kemudahan, misalnya gratis ongkos kirim, service gratis, garansi, dan lainnya.
  • Metode pembayaran yang bisa dilakukan oleh konsumen.
  • Menawarkan mengenai potongan harga (bila ada) jika membeli dengan jumlah tertentu.
  • Cara pengiriman barang/ jasa kepada konsumen.

Perhatikan dengan seksama isi dari surat niaga tersebut. Selain membuat bahasa penawaran dengan cara yang menarik, penjelasan mengenai informasi produk, rincian harga, dan informasi lainnya sangat penting dibuat secara akurat.

Fungsi

fungsi surat penawaran

Sesuai dengan pengertian surat niaga barang dan jasa di atas, fungsi utama dari surat ini adalah untuk menawarkan kerjasama jual-beli dengan pihak lain. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat niaga tersebut:

  • Sebagai cara untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain.
  • Sebagai salah satu cara untuk melakukan kegiatan promosi suatu produk.
  • Untuk meningkatkan pemasaran produk yang ingin dijual, baik itu barang atau jasa.
  • Sebagai sarana menjalin kerjasama dengan pihak lain.
  • Untuk membantu memperluas jaringan bisnis.

Melihat beberapa fungsi surat niaga tersebut, tentunya kita menjadi tahu bahwa surat niaga ini begitu penting bagi suatu bisnis. Karena itu, perlu diperhatikan juga cara membuat surat niaga yang baik. Tidak ada salahnya melihat beberapa contoh surat niaga yang pernah dikeluarkan oleh perusahaan lain sebagai referensi.

Baca juga: Nilai Perusahaan: Sale Value Terhadap Saham Perusahaan

Ciri-Ciri

Sebuah surat niaga dapat kita kenali dari karakteristiknya. Berikut ini adalah beberapa ciri-ciri surat niaga tersebut:

  • Surat niaga bentuknya formal atau surat resmi dimana terdapat kop surat dan alamat surat.
  • Surat niaga berisi informasi produk (barang, jasa, atau bisnis) serta rincian harganya.
  • Surat niaga dibuat dengan struktur surat yang baik dan rapih untuk memudahkan pihak lain mengerti isinya.

Bagi Anda yang baru memulai bisnis, menggunakan surat tersebut akan membuat pengeluaran perusahaan Anda untuk pemasaran menjadi lebih ringan tapi tetap efektif. Tertarik mencoba cara ini untuk memulai pemasaran barang atau jasa perusahaan Anda?

Comments are closed.